Skip to main content

izili of reprografieaangifte?

izili (combi: digitaal en papier). Het is in de digitale wereld van vandaag heel eenvoudig om auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden die je op het internet vindt, te hergebruiken binnen je onderneming of instelling. Enkele voorbeelden. Auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden knippen en plakken. Een interessant artikel op het internet opslaan op een smartphone, tablet, computer of server. Dit artikel digitaal delen met collega’s of met een adviseur buiten het bedrijf. Een Teams of Zoom vergadering waarin externe, beschermde teksten en beelden worden getoond. Een beschermde foto vanuit Google of Bing verwerken in een PowerPoint presentatie. Snel nog even dat interessante rapport afprinten voor op de trein. Cartoons of quotes delen in een professionele context.

Ondernemingen en overheidsinstellingen hebben wettelijk echter een licentie nodig voor digitaal kopiëren of citeren, interne of externe digitale verspreiding, presentaties, prints en scans van auteursrechtelijk beschermde werken (art. XI.165 Wetboek van Economisch Recht). Auteursrechten individueel proberen te regelen voor al hun medewerkers, kan in de digitale wereld echter een echt titanenwerk zijn.

Er staan miljoenen beschermde bronwerken op het internet, en er komen er nog elke dag bij. Veel online bronwerken – denk bv. aan een foto op Google of Bing – vermelden de naam of de contactgegevens van de rechthebbende(n) niet. De rechthebbende kan trouwens ook buitenlands zijn. Het is dus vaak onduidelijk of, waar en hoe je een individuele licentie kan afsluiten. Het is daarnaast ook van belang dat je de licentievoorwaarden consulteert. Licentievoorwaarden moeten trouwens restrictief worden geïnterpreteerd: wat de rechthebbende niet uitdrukkelijk en specifiek toestaat, is verboden. Heb je personeel in dienst, dan wordt het nog wat moeilijker. Je moet je er dan van verzekeren dat je voor elke digitale reproductie, overname, communicatie of presentatie van externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden voor professioneel gebruik van elk van je werknemers, een sluitende individuele licentie hebt afgesloten. Het is voor je onderneming of instelling wellicht echter niet eenvoudig om het gebruik van externe beschermde teksten en beelden volledig in kaart te brengen voor al jouw werknemers.

Daarom kiezen al meer dan 80.000 Belgische ondernemingen en instellingen voor izili. izili is de nieuwe naam van de ‘gecombineerde licentie’ van Reprobel. izili regelt zowel de meest courante vormen van digitale reproductie/communicatie als papieren reproducties van beschermd werk in één handige bundel, voor Belgische en voor een nagenoeg wereldwijde selectie van buitenlandse bronwerken. Je kan izili zien als een soort omniumverzekering die een erg ruime licentiedekking en rechtszekerheid biedt en die maximaal beschermt tegen auteursrechtelijke inbreuken in de digitale wereld.

Reprografieaangifte (alleen papier). Op het portaal van Reprobel kan je ook kiezen voor een beperktere ‘reprografieaangifte’ (artikel XI.235-239 en XI.318/1-6 Wetboek van Economisch Recht en 2 Koninklijke Besluiten van 5 maart 2017 in verband met de reprografievergoeding voor auteurs en de bijhorende uitgeversvergoeding). Voor fotokopies geldt een wettelijke uitzondering op de regel dat je een licentie nodig hebt voor het gebruik van beschermde werken. Je mag als onderneming of instelling dus fotokopies van dit soort werken nemen zonder toestemming van de rechthebbende. Daartegenover staat een wettelijke aangifte- en vergoedingsplicht ten overstaan van Reprobel als centraal innende beheersvennootschap. Deze bijzondere regeling voor fotokopies is wel de enige uitzondering op het auteursrecht voor ondernemingen en overheidsinstellingen (die geen erkende onderwijsinstellingen zijn).

Bij een reprografieaangifte betaal je een vaste paginavergoeding voor fotokopies van beschermd werk van 0,0554 EUR BTW exclusief (BTW 6%). Als kleinere onderneming kan je ook kiezen voor een ‘gestandaardiseerde aangifte’ voor fotokopies tegen een vaste jaarvergoeding per bediende in VTE: 8, 12 of 20 EUR BTW exclusief per referentiejaar, afhankelijk van je tariefcategorie. (De tarieven per relevante VTE voor Izili zijn trouwens op dit Ministerieel Besluit gebaseerd, met een beperkte toeslag voor digitaal gebruik.) Voor prints van beschermd werk kan je aanvullend afrekenen tegen een vast paginatarief van 0,066 EUR BTW exclusief (inning op mandaatbasis). Voor eventuele papieren persoverzichten reken je altijd aanvullend op paginabasis af. Neem je geen papieren reproducties van beschermde werken, dan kan u hiervoor een ‘nulaangifte’ doen.

Opgelet: via een reprografieaangifte krijg je geen enkele aanvullende digitale licentiedekking via Reprobel.

Overweeg je keuze zorgvuldig. Op het aangifteportaal van Reprobel kan je kiezen tussen izili en de beperktere reprografieaangifte. Doe vooraf een grondig onderzoek naar het reële gebruik van externe auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden in jouw organisatie voor het referentiejaar van je aangifte, zowel digitaal als op papier. Je hebt op zich de vrije keuze tussen de beide opties maar deze keuze is zeker niet vrijblijvend.

Controles en sancties. Reprobel kan je aangifte immers controleren via haar beëdigde agenten die controles ter plaatse kunnen uitvoeren, via een gedetailleerde vragenlijst over je digitale gebruik van beschermde werken en je licenties, of door het inwinnen van informatie bij de leverancier of leasemaatschappij van je reproductieapparaten. Incorrecte of onvolledige aangiftes (reprografie) of vastgestelde auteursrechtelijke inbreuken (digitaal gebruik) kunnen tot sancties leiden die doorgaans een veelvoud van de normale licentievergoeding zijn. Het auteursrecht is, net als het merken- of octrooirecht, een intellectueel eigendomsrecht en dus een ‘verbodsrecht’.

Je doet er dus goed aan om de juiste aangifteoptie te kiezen, zeker in de digitale wereld. Steeds meer gebruik van beschermd werk binnen ondernemingen en instellingen is vandaag immers digitaal.