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izili ou déclaration de reprographie?

Izili (combi: digital et papier). Dans le monde numérique d’aujourd’hui, il est très facile de réutiliser au sein de votre entreprise ou de votre institution des textes et des images protégés par le droit d’auteur et trouvés sur l’internet. Quelques exemples. Couper et coller des textes et des images protégés par le droit d’auteur. Sauvegarder un article intéressant d’internet sur un smartphone, une tablette, un ordinateur ou un serveur. Partager cet article numériquement avec des collègues ou un conseiller extérieur à l’entreprise. Une réunion Teams ou Zoom montrant des textes et des images externes protégés. Incorporation d’une photo protégée provenant de Google ou de Bing dans une présentation PowerPoint. Imprimer rapidement un rapport intéressant pour le train. Partager des cartoons ou des citations dans un contexte professionnel.

Toutefois, les entreprises et les institutions publiques doivent légalement obtenir une licence pour la copie ou la citation numérique, la diffusion numérique interne ou externe, les présentations, les impressions et les scans d’œuvres protégées par le droit d’auteur (art. XI.165 du Code de droit économique). Essayer de régler individuellement les droits d’auteur pour tous les collaborateurs peut toutefois s’avérer une tâche titanesque dans le monde numérique.

Il existe des millions d’œuvres sources protégées sur l’internet, et il s’en ajoute chaque jour. De nombreuses œuvres sources en ligne – pensez à une photo sur Google ou Bing, par exemple – ne mentionnent pas le nom ou les coordonnées du ou des ayants droit. D’ailleurs, l’ayant droit peut également être étranger. Il est donc souvent difficile de savoir si, où et comment vous pouvez obtenir une licence individuelle. Il est également important de consulter les conditions de la licence. Par ailleurs, les conditions de licence doivent être interprétées de manière restrictive : ce que l’ayant droit n’autorise pas expressément et spécifiquement est interdit. Si vous employez du personnel, les choses se compliquent. Vous devez alors vous assurer que vous avez conclu une licence individuelle concluante pour chaque reproduction numérique, reprise, communication ou présentation de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur pour l’usage professionnel de chacun de vos employés. Toutefois, il n’est peut-être pas facile pour votre entreprise ou votre institution de dresser un tableau complet de l’utilisation de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur pour l’ensemble de vos employés.

C’est pourquoi plus de 80.000 entreprises et institutions belges ont déjà choisi Izili. Izili est le nouveau nom de la « licence combinée » de Reprobel. Izili couvre les formes les plus courantes de reproduction/communication numérique et de reproduction sur papier d’œuvres protégées en un seul paquet pratique, pour les œuvres belges et pour une sélection quasi mondiale d’œuvres sources étrangères. Vous pouvez considérer izili comme une sorte d’assurance complète qui offre une très large couverture de licence et une sécurité juridique, offrant une protection maximale contre les infractions au droit d’auteur dans le monde numérique.

Déclaration de reprographie (papier uniquement). Sur le portail Reprobel, vous pouvez également opter pour une « déclaration de reprographie » plus limitée (articles XI.235-239 et XI.318/1-6 du Code de droit économique et 2 arrêtés royaux du 5 mars 2017 relatifs à la rémunération pour reprographie des auteurs et à la rémunération des éditeurs correspondante). Les photocopies font l’objet d’une exception légale à la règle selon laquelle vous devez obtenir une licence pour utiliser des œuvres protégées. En tant qu’entreprise ou institution, vous êtes donc autorisé à faire des photocopies de ces œuvres sans l’autorisation de l’ayant droit. En revanche, il existe une obligation légale de déclaration et de rémunération à l’égard de Reprobel en tant que société de gestion centrale de perception. Ce régime spécial pour les photocopies est la seule exception au droit d’auteur pour les entreprises et les institutions publiques (qui ne sont pas des établissements d’enseignement reconnus).

Avec une déclaration de reprographie, vous payez une rémunération fixe par page pour les photocopies d’œuvres protégées de 0,0554 EUR hors TVA (6 % de TVA). En tant que petite entreprise, vous pouvez également opter pour une « déclaration standardisée » pour les photocopies, à une rémunération annuelle fixe par employé en ETP : 8, 12 ou 20 EUR HTVA par année de référence, en fonction de votre catégorie tarifaire. (Par ailleurs, les tarifs par ETP pertinent pour izili sont basés sur cet arrêté ministériel, avec un supplément limité pour l’utilisation numérique). Pour les impressions d’œuvres protégées, vous pouvez comptabiliser un supplément au tarif fixe par page de 0,066 EUR hors TVA (perception sur base d’un mandat). Pour les revues de presse sur papier, vous comptabilisez toujours un supplément par page. Si vous ne faites pas de reproductions sur papier d’œuvres protégées, vous pouvez déposer une « déclaration zéro » pour ces reproductions.

Attention: par le biais d’une déclaration de reprographie, vous ne bénéficiez pas d’une couverture supplémentaire de licence numérique via Reprobel.

Pesez soigneusement votre choix. Sur le portail de déclaration de Reprobel, vous avez le choix entre izili et la déclaration de reprographie plus limitée. Effectuez au préalable une enquête approfondie sur l’utilisation réelle de textes et d’images externes protégés par le droit d’auteur dans votre organisation pour l’année de référence de votre déclaration, à la fois sous forme numérique et sur papier. En tant que tel, vous avez le libre choix entre les deux options, mais ce choix n’est certainement pas sans obligation.

Contrôles et sanctions. En effet, Reprobel peut vérifier votre déclaration par l’intermédiaire de ses agents assermentés qui peuvent effectuer des contrôles sur place, par un questionnaire détaillé sur votre utilisation numérique d’œuvres protégées et vos licences, ou en obtenant des informations auprès du fournisseur ou de la société de location de vos appareils de reproduction. Les déclarations incorrectes ou incomplètes (reprographie) ou les violations avérées du droit d’auteur (utilisation numérique) peuvent entraîner des sanctions qui sont généralement des multiples de la rémunération normale de licence. Le droit d’auteur, comme le droit des marques ou des brevets, est un droit de propriété intellectuelle et donc un « droit d’interdiction ».

Vous avez donc tout intérêt à choisir la bonne option de déclaration, surtout dans le monde numérique. En effet, les entreprises et les institutions utilisent aujourd’hui de plus en plus les œuvres protégées sous forme numérique.