Skip to main content

FAQ

Raadpleeg hieronder eerst onze lijst met veelgestelde vragen (FAQ).
Daarin vind je wellicht al het antwoord op je vraag.

Indien je nog een vraag hebt over izili of Reprobel, kan je die stellen via ons online contactformulier.

De jaarlijkse Reprobel aangifte

Waarom schrijft Reprobel mij elk jaar aan?

Reprobel schrijft je jaarlijks aan omdat je een onderneming, zelfstandige, vrij beroep, vzw of overheidsinstelling bent. Voor entiteiten in de private en de publieke sector geldt een specifieke wettelijke vergoedingsregeling voor de reprografie, met een verplichte jaarlijkse aangifte bij Reprobel. Als aantrekkelijk alternatief biedt Reprobel een veel ruimere licentie aan die ook de meest courante vormen van digitale reproductie en communicatie van de werken in haar nationale en internationale repertoire regelt: Izili by Reprobel (de nieuwe naam van de ‘gecombineerde licentie’). Al meer dan 80.000 Belgische ondernemingen en instellingen genieten van de ruime licentiedekking van Izili. We hebben Izili speciaal ontwikkeld voor thuiswerken en digitalisering.

Is de aangifte bij Reprobel wettelijk verplicht?

De jaarlijkse aangifte bij Reprobel is een wettelijke verplichting maar alleen in het kader van de reprografieregeling (art. XI.235-239 en XI.318/1-6 Wetboek van Economisch Recht en twee koninklijke besluiten van 5 maart 2017 in verband met de reprografievergoeding en de bijhorende uitgeversvergoeding), dus als je in jouw organisatie papieren reproducties van auteursrechtelijk beschermde werken neemt.

Digitaal gebruik van beschermd werk regel je makkelijk en centraal met Izili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel). Izili is een klassieke auteursrechtelijke licentie, speciaal ontwikkeld voor de digitale wereld. Je bent op zich vrij om hier al dan niet op in te tekenen, maar deze keuze is niet vrijblijvend. Auteursrechten zelf proberen te regelen in de digitale wereld kan een echt titanenwerk zijn. Reprobel kan je aangifte controleren, en er zijn sancties bij auteursrechtelijke inbreuken die doorgaans een veelvoud van de normale licentievergoeding zijn.

Welke aangifteopties heb ik?

Op het aangifteportaal van Reprobel kan je kiezen tussen Izili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel) en een beperktere reprografieaangifte. Izili regelt zowel de meest courante vormen van digitale reproductie en communicatie als papieren reproducties van auteursrechtelijk beschermde werken, en dat voor een nagenoeg wereldwijd repertoire. Een reprografieaangifte is beperkt tot je papieren reproducties van beschermd werk, en kan eventueel ook een ‘nulaangifte’ zijn. Het verschil tussen deze beide opties vind je helder uitgelegd op de Izili themawebsite (www.izili.be). Je leest deze tekst best aandachtig alvorens je aangifte doet. Je hebt op zich de vrije keuze tussen deze beide opties, maar je moet jouw keuze wel goed overwegen. Reprobel kan je aangifte immers controleren, en er zijn sancties bij foutieve aangiftes (reprografie) en bij auteursrechtelijke inbreuken (digitaal gebruik).

Hoe doe ik aangifte bij Reprobel?

Je ontvangt elk jaar in het eerste kwartaal  een verzoek tot aangifte van Reprobel, per mail of per brief, met een aangiftedeadline (30 april). Daarin vind je jouw persoonlijke login voor de portaalaangifte. Je doet hiermee aangifte op ons online aangifteportaal. We hebben het portaal gebruiksvriendelijker en mooier gemaakt, zodat je jouw aangifte normaal in maximaal 15 minuten kan doen. Je controleert en valideert eerst je klantengegevens, die we al zoveel mogelijk op voorhand voor jou hebben ingevuld. Je kiest vervolgens zorgvuldig de aangifteoptie die het best is afgestemd op je reële (digitale en papieren) gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken. Elke stap van de aangifte wordt in de marge helder uitgelegd, en je kan ook altijd zien in welke stap van het aangifteproces je je bevindt. Van zodra je jouw aangifte voor het referentiejaar hebt gevalideerd, kan je wel niet meer terug. De aangifte bij Reprobel is immers een bindende rechtshandeling. We crediteren in principe geen facturen die op basis van een gevalideerde aangifte zijn uitgereikt. Je kan je factuur meteen online betalen op het portaal, of nadien regelen via een bankoverschrijving.

Zijn de mails en brieven van Reprobel spam of phishing?

Nee. De mails en brieven van Reprobel zijn wel degelijk authentiek. Ze worden altijd ondertekend door onze CEO (Jean-Paul Langhoor – Beitia) of onze Head Licensing, Legal & International (Kurt Van Damme). Ze bevatten ook voldoende elementen die toelaten om de betrouwbaarheid van onze communicatie te controleren. Omdat er een wettelijke aangifteplicht is voor de reprografie, lees je onze mails of brieven best aandachtig.

Waarom ontvang ik een aangifteverzoek van Reprobel, en andere ondernemingen/instellingen niet?

Er zijn meer dan 1 miljoen ondernemingen en overheidsinstellingen in België. Daarvan schrijft Reprobel ongeveer één vijfde aan als relevante onderneming/instelling, en dat op basis van hun sector en hun personeelsomvang. Ondernemingen in de laagste tariefcategorie (bv. retail en horeca) met minder dan 5 personeelsleden, schrijven we in principe niet aan zodat ze de facto vrijgesteld zijn van aangifteplicht. Ondernemingen en instellingen die gedekt zijn door een groepsovereenkomst of door een sectorovereenkomst met centrale betaling in verband met Izili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel), schrijven we ook niet aan. Het kan ook gebeuren dat een brief van Reprobel niet correct wordt besteld of dat onze mail in een spamfolder terechtkomt. Maar we schrijven in principe dus wel elke relevante onderneming en instelling aan over hun jaarlijkse aangifte bij Reprobel.

Controles en sancties

Reprobel kan je aangifte wettelijk controleren. Voor de reprografie kan het bv. gaan over het inwinnen van informatie bij je organisatie of bij de leverancier / leasemaatschappij van je kopieerapparaten of printers, of over een wettelijk geregelde expertise waarvan de kostprijs in bepaalde gevallen te jouwen laste kan vallen. Voor digitaal gebruik van beschermd werk (als je niet intekent op izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel), kan het bv. gaan over een gedetailleerde vragenlijst over de digitale reproductie/communicatie van dit soort werken in je organisatie, de wijze waarop je dit intern monitort en de licenties waarover je beschikt. Reprobel heeft ook beëdigde agenten die ter plaatse vaststellingen in jouw organisatie kunnen doen en een proces-verbaal kunnen opstellen tot bewijs van het tegendeel. Op laattijdige of duidelijk onjuiste aangiftes voor de reprografie, staan wettelijke sancties zoals een verhoogd paginatarief. Voor auteursrechtelijke inbreuken in de digitale wereld is de sanctie doorgaans een veelvoud van de normale licentievergoeding.

Kan ik me laten uitschrijven uit jullie communicatie?

Omdat we jouw organisatie aanschrijven op basis van een wettelijke jaarlijkse aangifteverplichting voor de reprografie, kunnen we je in principe niet uitschrijven uit onze databestand. Als je geen enkel gebruik van externe auteursrechtelijk beschermde werken hebt (digitaal + papier), en als Reprobel dit aanvaardt, dan proberen we de communicatie met jouw organisatie wel zoveel mogelijk te beperken.

In welke taal schrijven jullie mij aan?

We schrijven ondernemingen en overheidsinstellingen aan in de taal van het Gewest of de Gemeenschap waar hun zetel is gevestigd (voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest standaard in het Frans). Je kan op het aangifteportaal echter de taal kiezen waarin je als organisatie door Reprobel wil aangeschreven worden (Nederlands, Frans of Duits). Jouw contactpersoon voor de portaalaangifte kan een eigen taal kiezen voor deze aangifte. De taal voor de portaalaangifte is dus niet noodzakelijk dezelfde als de taal waarin we je aanschrijven.

Hoe komen jullie aan mijn gegevens? En wat met de GDPR?

Reprobel biedt alleen auteursrechtelijke licenties aan professionele gebruikers aan, en dus niet aan consumenten. We halen jouw bedrijfs- of instellingsgegevens uit de databanken van de RSZ (entiteiten met personeel) of de Kruispuntbank van Ondernemingen (zelfstandigen zonder personeel). Om de kwaliteit van je gegevens te garanderen, consulteren we aanvullend soms ook databanken zoals Trends Top. Je kan jouw gegevens altijd controleren en indien nodig aanpassen in je klantenprofiel op het aangifteportaal. De wettelijke aangifteplicht voor de reprografie is de juridische basis voor de verwerking van je professionele gegevens. We delen jouw gegevens nooit met derde partijen, behalve als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Als we toch gegevens van identificeerbare ‘natuurlijke personen’ zouden verwerken als onderdeel van hun professionele gegevens (bv. een professioneel mailadres waarin je naam herkenbaar is), dan respecteren we de GDPR en de nationale regelgeving in dit verband. Je vindt ons privacybeleid hier.

Wat doet Reprobel?

Wie is Reprobel?

Reprobel is een coöperatieve vennootschap (CV) voor het beheer van de auteursrechten van meer dan 60.000 Belgische auteurs in alle genres (vakliteratuur, wetenschappelijk, educatief, fictie en non-fictie, strips, journalistiek, foto’s, cartoons, illustraties en andere afbeeldingen, liedjesteksten, …) en meer dan 400 Belgische uitgeverijen van groot tot klein. Reprobel heeft 15 Belgische leden-beheersvennootschappen van auteurs en uitgevers. Via meer dan 40 akkoorden met buitenlandse partners vertegenwoordigt Reprobel ook honderdduizenden buitenlandse auteurs en uitgevers voor het gebruik van hun werken op het Belgische grondgebied. Het repertoire van Reprobel voor Izili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie) is nagenoeg wereldwijd. Reprobel is geen overheidsinstelling. Jouw betaling aan Reprobel is dan ook geen belasting of taks maar een faire vergoeding voor het gebruik van de werken van onze auteurs en uitgevers, ook in de digitale wereld. Fair P(l)ay, zeg maar.  

Waar gaan de vergoedingen naartoe?

De vergoedingen die Reprobel int, worden (na aftrek van haar beperkte beheerskosten) integraal verdeeld onder de rechthebbenden. Zo krijgen onze auteurs en uitgevers een faire vergoeding voor het gebruik van hun werken, ook in de digitale wereld. Sinds haar opstart heeft Reprobel al meer dan 450 miljoen euro verdeeld onder de rechthebbenden. 90% van de verdeelde vergoedingen gaat naar Belgische rechthebbenden. Reprobel is dan ook een belangrijke speler in de Belgische creatieve en informatiesector. Denk je als rechthebbende (auteur of uitgever) recht te hebben op vergoedingen, dan lees je hier meer hierover.

Wie controleert Reprobel?

Reprobel is (via haar leden-beheersvennootschappen) eigendom van de Belgische auteurs en uitgevers, en wordt dus in de eerste plaats door haar eigen rechthebbenden gecontroleerd. Daarnaast wordt Reprobel gecontroleerd door haar bedrijfsrevisor RSM. Reprobel wordt verder ook nog gecontroleerd door de Controledienst voor de beheersvennootschappen bij de FOD Economie, onder meer wat haar organieke documenten, tarieven, inningen en verdelingen betreft. Het collectieve beheer van auteursrechten is in België strikt gereglementeerd. Dat is logisch, omdat Reprobel op jaarbasis een paar tientallen miljoenen euro’s int, beheert en verdeelt voor rekening van honderdduizenden nationale en internationale rechthebbenden.

Transparantie

Meer informatie over Reprobel en haar inningen en verdelingen vind je in haar jaarverslag. Dat is te lezen onder ‘financiële en wettelijke rapportering’ op haar algemene website www.reprobel.be. Je vindt daar ook alle informatie die Reprobel wettelijk verplicht moet publiceren.

Izili by Reprobel (gecombineerde licentie)

Wat is izili by Reprobel?

Izili
is de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel. Izili regelt in één handige bundel de meest courante vormen van digitale reproductie/communicatie en papieren reproducties van de auteursrechtelijk beschermde teksten en afbeeldingen in het erg ruime nationale en internationale repertoire van Reprobel. Izili is dus écht een easy licentie voor de digitale wereld, zoals de naam en de baseline (Copyright, izified) al aangeven. Izili werd specifiek ontwikkeld voor thuiswerken en digitalisering. Al meer dan 80.000 Belgische ondernemingen en overheidsinstellingen zijn gedekt door Izili via een portaalaangifte, een individuele licentieovereenkomst of een sectorakkoord met centrale betaling. Reprobel is via izili de wereldleider in business licensing per capita vóór Zwitserland en de Scandinavische landen, en de nr. 4 wereldwijd in dit domein in absolute cijfers na de VS, het VK en Frankrijk.

Waarom intekenen op izili?

Voor alle vormen van digitale reproductie en communicatie van auteursrechtelijk beschermde werken geldt wettelijk een licentieplicht (art. XI.165, § 1, eerste en vierde lid, Wetboek van Economisch Recht). Je moet als onderneming, zelfstandige of instelling dus over een sluitende licentie beschikken als je zelf of een medewerk(st)er bv.:

  • een interessant artikel op het internet digitaal opslaat (op computer, tablet, smartphone, server, USB, harde schijf, …)
  • dit artikel intern in je organisatie deelt via intranet, mail of chat
  • dit artikel extern deelt, bv. met je raadsman of boekhouder, met de overheid of met een klant of leverancier
  • een aantal paragrafen van een beschermde brontekst citeert in een advies (voor ondernemingen en overheidsinstellingen is er geen uitzondering op het auteursrecht voor citeren, en geldt dus de algemene licentieplicht)
  • een foto of illustratie of een artikel opneemt in een PowerPoint presentatie
  • een presentatie met daarin externe beschermde werken geeft aan een publiek (zowel fysiek als via Zoom/Teams)
  • via informele groepen (bv. Whatsapp) cartoons, memes of quotes met collega’s deelt in een professionele context
  • externe beschermde bronwerken digitaal wil archiveren
  • een interessant artikel op het internet wil afprinten
  • een interessant artikel of hoofdstuk wil inscannen

Ondernemingen en instellingen hebben doorgaans echter geen goed zicht op wat hun medewerkers online doen. De licentieplicht geldt voor alle externe beschermde bronwerken die via hun IT-infrastructuur worden opgeslagen en verspreid, ook via de eigen toestellen van de medewerkers als die in een professionele context worden gebruikt. Op het internet is het bovendien vaak erg moeilijk om de naam en de contactgegevens van de rechthebbende(n) te vinden. Bovendien kan de rechthebbende buitenlands zijn. Voor eventuele licentievoorwaarden – als je ze al vindt – geldt de regel van de ‘restrictieve interpretatie’: wat daarin niet uitdrukkelijk en specifiek is toegelaten, is verboden. Het kan in de digitale wereld dan ook een echt titanenwerk zijn om de auteursrechten individueel proberen te regelen met elke rechthebbende apart, en dat voor alle gebruik van externe beschermde werken in jouw onderneming of instelling.

Daarom kiezen al meer dan 80.000 Belgische ondernemingen (van multinationals tot zelfstandige consultants) en overheidsinstellingen voor het gebruiksgemak, de rechtszekerheid en de ruime dekking van Izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel. Met Izili zijn ze maximaal beschermd tegen auteursrechtelijke inbreuken, ook in de digitale wereld van vandaag.

Wat dekt izili precies?

Izili dekt (naast fotokopies en prints) de meest courante vormen van digitale reproductie en communicatie van auteursrechtelijk beschermde teksten en afbeeldingen in het erg ruime nationale en internationale repertoire van Reprobel. Het gaat concreet over digital-to-digital kopieën vanop het internet of vanuit een mailbox, digitale interne communicatie in je organisatie, digitale externe communicatie als ze 1-to-1 of 1-to-few is, digitale archivering, interne presentaties (fysiek of online), digitale citaten, en scans binnen de licentiegrenzen. Niet gedekt door Izili zijn de publicatie op een publieke website of op sociale media (al mag een gewone link naar het bronwerk wel), en 1-to-many externe verspreiding zoals nieuwsbrieven en promotionele communicatie. Izili biedt ook geen licentiedekking voor gebruik van beschermd werk waarvoor een aparte licentie wordt aangeboden (bv. voor wetenschappelijke of juridische databanken en fotodatabanken, voor het structurele gebruik van persartikels via License2Publish of Copiepresse, of voor het gebruik van bladmuziek via SEMU). Meer informatie over de ruime licentiedekking van Izili en een model van licentieovereenkomst met de licentievoorwaarden vind je op www.izili.be.

Regelt izili alleen het gebruik van Belgische bronwerken?

Nee hoor. Izili regelt het gebruik van de teksten en afbeeldingen (in alle genres: vakliteratuur, wetenschappelijk, educatief, fictie en non-fictie, strips, foto’s, cartoons, illustraties, quotes, artistieke visuele werken, liedjesteksten, journalistiek, …) van de meer dan 60.000 Belgische auteurs en de meer dan 400 Belgische uitgeverijen die aangesloten zijn bij Reprobel. Maar daarbovenop omvat Izili ook een nagenoeg wereldwijd repertoire van buitenlandse bronwerken. Reprobel heeft hiervoor meer dan 40 representatie-akkoorden afgesloten met buitenlandse partnerorganisaties. De lijst met internationale akkoorden van Reprobel vind je hier.

Hoeveel kost izili?

Veel minder dan je denkt. Zelfstandigen zonder personeel betalen maximaal 52 EUR per jaar, ondernemingen met minder dan 5 personeelsleden in VTE maximaal 98 EUR. Ond

ernemingen met 5 personeelsleden en meer in VTE betalen een administratieve basisvergoeding van 29 EUR, en daarnaast een vergoeding van 14, 20 of 29 EUR per relevante VTE (in principe hun bedienden) per jaar afhankelijk van hun tariefcategorie. Overheidsinstellingen betalen maximaal 17 EUR per relevante VTE (in principe hun ambtenaren en bedienden) per jaar. De vermelde bedragen gelden vanaf referentiejaar 2023 en zijn BTW exclusief aan het verlaagde BTW tarief voor auteursrechten van 6%. De tarieven van Izili vind je op www.izili.be. Ben je lid van één van de vele sectorfederaties met een sectorakkoord met Reprobel, dan krijg je een aantrekkelijke korting op het Izili tarief. De lijst met sectorakkoorden vind je ook op de izili themawebsite.

Waarom betaal ik wat meer voor izili vanaf referentiejaar 2023?

We hebben de tarieven voor Izili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel) vier referentiejaren lang bewust constant gehouden. Vanaf referentiejaar 2023 gelden nieuwe Izili tarieven, die op voorhand zijn gereviseerd door de FOD Economie (art. XI.272 Wetboek van Economisch Recht).

Hoe hebben jullie het tarief voor izili objectief bepaald?

De Izili tarieven zijn gebaseerd op het officiële standaardrooster dat bij ministerieel besluit is vastgelegd voor de reprografie. Voor de omvangrijke aanvullende digitale dekking van izili werd een objectieve toeslag op de bedragen van dit standaardrooster toegepast, in functie van de tariefcategorie.

Wat is een tariefcategorie? En wat is een relevante VTE?

De tariefzetting van izili is gebaseerd op vier tariefcategorieën: drie voor de private sector en één voor de publieke sector. De indeling in tariefcategorieën is objectief bepaald op basis van gebruiksstudies, van de individuele licentieovereenkomsten die Reprobel afsluit en van sectorale afspraken. Een overzicht van deze tariefcategorieën vind je op www.izili.be ( ‘hoeveel kost…’). Je leest daar ook wat een ‘relevante VTE’ is in de private sector (in principe je bedienden, al zijn gemotiveerde afwijkingen mogelijk) en in de publieke sector (in principe je bedienden en ambtenaren, al zijn gemotiveerde afwijkingen mogelijk).

Ik heb al een aantal licenties. Moet ik dan toch nog intekenen op izili?

Izili biedt een ruime licentiedekking voor de meest courante vormen van digitale reproductie / communicatie en voor papieren reproducties van de auteursrechtelijk beschermde teksten en afbeeldingen in het nationale en internationale repertoire van Reprobel. Izili biedt echter geen dekking voor gebruik van beschermd werk waarvoor een aparte licentie wordt aangeboden. Dit soort individuele licenties is echter vrij beperkt. Voor veel vormen van gebruik van beschermd werk wordt geen aparte licentie aangeboden, en biedt izili een brede aanvullende dekking. Het izili tarief houdt rekening met het aanvullende karakter van de licentiedekking.

Hoe teken ik in op izili?

Ben je een grotere onderneming of overheidsinstelling met meer dan 100 bedienden / ambtenaren op groepsniveau op het Belgische grondgebied? Dan kiest je best, net als nagenoeg alle grote Belgische bedrijven en instellingen, voor een izili groepsovereenkomst. Deze groepsovereenkomst vervangt de individuele aangiftes van elke groepsentiteit op het portaal, vermindert aanzienlijk de administratieve lasten en kan op maat van jouw organisatie worden gemaakt (bv. centrale facturatie of aparte facturatie per onderneming in de groep). Als je hierin interesse hebt, dan kan je ons bereiken via het online contactformulier. Je vindt dit contactformulier in al onze communicatiekanalen. Als je lid bent van een sectorfederatie die centraal voor al haar leden Izili regelt en betaalt, dan schrijven we je ook niet individueel meer aan zolang het sectorakkoord geldt. De lijst met sectorakkoorden vindt je op www.izili.be. De andere relevante ondernemingen en instellingen (van middelgroot tot zelfstandigen zonder personeel) schrijven we individueel aan voor hun jaarlijkse portaalaangifte bij Reprobel. Op het aangifteportaal kan je intekenen op izili als één van de aangifteopties. Je kan op het portaal wel alleen een aangifte doen voor het ondernemingsnummer waarvoor we je aanschrijven. Wil je aangeven voor meerdere ondernemingen of instellingen met een apart ondernemingsnummer, dan kan je dit aanvragen via ons contactformulier.

Ik ben lid van een sectorfederatie. Krijg ik dan een izili voordeel?

Reprobel heeft al meer dan 50 sectorakkoorden in verband met izili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie) afgesloten. De lijst met sectorakkoorden vind je op www.izili.be. Als lid van een dergelijke sectorfederatie krijg je een aantrekkelijke korting op het tarief van izili. Je krijgt van jouw federatie dan jaarlijks een promocode voor je individuele portaalaangifte bij Reprobel. Je geeft deze code in tijdens je aangifte, en de sectorkorting wordt automatisch verrekend op je factuur. Betaalt jouw sectororganisatie centraal voor al haar leden, dan schrijven we je niet meer individueel aan.

Ik betaal toch al een Reprobel bijdrage op mijn kopieerapparaat of all-in-one printer. Moet ik dan twee keer betalen?

De wetgever heeft de apparatenvergoeding voor reprografie eind 2016 afgeschaft. Je betaalt sindsdien dus geen Reprobel apparatenvergoeding meer. Je zou deze vergoeding ook niet meer mogen zien op de aankoop- of leasefacturen voor kopieerapparaten en all-in-one printers die je vanaf 1 januari 2017 in gebruik hebt genomen. Je betaalt Reprobel dus geen twee keer

Ik heb geen kopieerapparaat of printer. Moet ik Reprobel dan toch betalen?

Als je kiest voor de beperktere reprografieaangifte voor alleen je papieren reproducties van beschermd werk, dan moet je deze vergoeding uiteraard niet betalen als je geen kopieerapparaat of printer hebt. Je kan hiervoor een ‘nulaangifte’ doen op het aangifteportaal. Opgelet: dat je geen kopieerapparaat of printer hebt, is niet relevant voor je digitale gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk. Je kan dit digitale gebruik makkelijk regelen via Izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel. Reprobel kan je aangifte controleren, en er gelden sancties bij inbreuken op het auteursrecht in de digitale wereld.

Ik werk als consultant of freelancer voor externe klanten. Wie moet de Reprobel vergoeding dan betalen?

Ondernemingen en overheidsinstellingen betalen Reprobel alleen voor de werknemers op hun eigen payroll, en niet voor hun externe leveranciers zoals consultants en freelancers. Je zal dus zelf de vergoeding aan Reprobel moeten betalen als je auteursrechtelijk beschermde werken gebruikt. Dit principe geldt trouwens ook voor de werknemers van een bedrijf of instelling die tijdelijk ter beschikking worden gesteld van hun klanten. Ook hiervoor betaalt de ter beschikking stellende onderneming of instelling, en niet de onderneming of instelling waar deze werknemers tijdelijke opdrachten uitvoeren.

Ik werk vaak vanuit een kantoor hub. Betaalt dit bedrijf de Reprobel vergoeding voor mij?

Voor de papieren reproducties van beschermd werk die je in de externe kantooromgeving maakt of laat maken, betaalt deze dienstverlener normaal de reprografievergoeding aan Reprobel. Deze vergoeding moet je dus niet meer zelf regelen met Reprobel. De kantoor hub regelt echter niet je digitale gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk. Als je beschermde werken digitaal gebruikt (digitale citaten, reproductie, communicatie, presentatie, …), dan kan het aangewezen zijn om in te tekenen op izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel. Voor digitaal gebruik van beschermd werk ben je dus zelf verantwoordelijk.

Mijn vennootschap is een loutere patrimonium- of managementvennootschap. Moet ik hiervoor Reprobel betalen?

Als je binnen je patrimonium- of managementvennootschap geen auteursrechtelijk beschermde werken gebruikt, dan moet je hiervoor uiteraard niet betalen. Dat geldt (bij gebruik van beschermd werk) wel voor je werkvennootschap. Via ons contactformulier kan je beide vennootschappen laten koppelen, zodat je vrijgesteld wordt van aangifte voor je patrimonium- of managementvennootschap. Je vindt dit contactformulier in al onze communicatiekanalen.

Ik ben een copyshop. Kan ik intekenen op izili?

Nee. Omwille van je specifieke bedrijfsactiviteit kan je alleen papieren reproducties (fotokopies en prints) van beschermd werk regelen via Reprobel. Reprobel schrijft je daarvoor jaarlijks aan. Je betaalt hierop een paginavergoeding, al kunnen kleinere copyshops ook een forfait per reproductieapparaat betalen.

Betaal ik BTW op de Reprobel vergoedingen? En is mijn betaling aan Reprobel fiscaal aftrekbaar?

Als onderneming of overheidsinstelling (m.u.v. erkende onderwijsinstellingen en instellingen voor wetenschappelijk onderzoek die onder een aparte vergoedingsregeling vallen en hiervoor geen BTW betalen) betaal je 6% BTW op de licentievergoedingen van Reprobel, ongeacht de gekozen aangifteformule. De Izili licentievergoeding die je aan Reprobel betaalt, is fiscaal aftrekbaar als gewone beroepskost.

Reprografie

Wat is een reprografieaangifte?

Voor fotokopies van auteursrechtelijk beschermde werken geldt een wettelijke uitzondering op het gewone auteursrecht: de ‘reprografieregeling’. Je mag deze fotokopies nemen binnen de grenzen van de wet zonder toestemming van de rechthebbende. Neem je dit soort fotokopies, dan ben je wel aangifte- en vergoedingsplichtig ten overstaan van Reprobel. Opgelet: met een reprografieaangifte krijg je geen enkele digitale licentiedekking (via izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel), en dat terwijl digitaal gebruik van beschermd werk binnen ondernemingen en overheidsinstellingen steeds belangrijker wordt. Als je een beperktere reprografieaangifte doet, dan kan Reprobel je digitale gebruik van beschermd werk controleren en gelden er sancties bij auteursrechtelijke inbreuken die doorgaans een veelvoud van de normale licentievergoeding zijn

Wat betaal ik voor reprografie?

Voor fotokopies van beschermd werk betaal je een paginavergoeding van 0,0554 EUR BTW exclusief per referentiejaar. Je kan als kleinere onderneming ook gestandaardiseerd betalen per relevante VTE. Dat zijn in principe jouw bedienden, al zijn gemotiveerde afwijkingen mogelijk. Je betaalt hiervoor dan een vaste jaarvergoeding van 8, 12 of 20 EUR BTW exclusief per relevante VTE per referentiejaar, afhankelijk van je tariefcategorie. (Met een beperkte toeslag regel je meteen ook je digitale gebruik van beschermd werk via izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel. Voor prints van beschermd werk betaal je een paginavergoeding van 0,066 EUR BTW exclusief per referentiejaar.

Kan ik een nulaangifte voor reprografie doen?

Als je geen reproductieapparaat (kopieerapparaat / printer) in je organisatie hebt, of als je geen papieren reproducties van beschermd werk maakt, dan kan je hiervoor een ‘nulaangifte’ doen op het aangifteportaal van Reprobel. Daarvoor zet je je bruto-volume en/of je percentage ‘beschermde bron’ voor het referentiejaar op 0. Opgelet: met een nulaangifte krijg je geen enkele digitale licentiedekking (via izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel), en dat terwijl digitaal gebruik van beschermd werk binnen ondernemingen en overheidsinstellingen steeds belangrijker wordt. Als je een nulaangifte doet, dan kan Reprobel je digitale gebruik van beschermd werk controleren en gelden er sancties bij auteursrechtelijke inbreuken die doorgaans een veelvoud van de normale licentievergoeding zijn.

Wat is het verschil tussen izili (digitaal & papier) en een reprografieaangifte (alleen papier)?

Het verschil tussen de beide aangifteopties vind je helder uitgelegd op www.izili.be. Overweeg je aangifteoptie  zorgvuldig, want controles en sancties zijn mogelijk.

Ik maak een papieren persoverzicht in mijn bedrijf of instelling. Hoe regel ik dit?

Verspreid je binnen jouw onderneming of instelling een papieren persoverzicht (fotokopieën of prints), dan kan je dit regelen via Reprobel. Je vinkt dit aan in jouw klantenprofiel, en je rekent hiervoor vervolgens aanvullend op volumebasis af (ook als je intekent op izili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel)). Opgelet: digitale persoverzichten kan je niet via Reprobel regelen.

Reprobel helpdesk

Hoe kan ik Reprobel contacteren?

Voor alle inhoudelijke, technische of juridische vragen over je aangifte, licentieovereenkomst of sectorovereenkomst, of over de werking van Reprobel, neem je contact op met onze helpdesk. Dat doe je via ons contactformulier. Dit contactformulier laat ons toe om jouw vraag meteen te koppelen aan je klantendossier, en om openstaande vragen van klanten gestructureerd en tijdig te beantwoorden. Je vindt dit contactformulier in al onze communicatiekanalen (individuele brief/mail, www.izili.be, www.reprobel.be en op het online aangifteportaal).

Wat doe ik bij technische problemen bij mijn portaalaangifte?

Als je technisch vastloopt op het portaal, dan is dat vaak omdat je een belangrijke tussenstap nog niet hebt gevalideerd. Indien je wachtwoord niet werkt, dan kan je dit resetten via het portaal. Blijft het technische probleem aanhouden, dan kan je onze helpdesk contacteren via het contactformulier. Je vindt dit contactformulier in al onze communicatiekanalen (individuele brief/mail, www.izili.be, www.reprobel.be en op het online aangifteportaal).

Hoe kan ik een klacht indienen?

Eventuele klachten over Reprobel kan je indienen via onze specifieke klachtenprocedure. Je vindt deze procedure hier. Een klacht indienen kan ook via ons contactformulier.