FAQ

Je ontvangt elk jaar in het eerste kwartaal  een verzoek tot aangifte van Reprobel, per mail of per brief, met een aangiftedeadline (30 april). Daarin vind je jouw persoonlijke login voor de portaalaangifte. Je doet hiermee aangifte op ons online aangifteportaal. We hebben het portaal gebruiksvriendelijker en mooier gemaakt, zodat je jouw aangifte normaal in maximaal 15 minuten kan doen. Je controleert en valideert eerst je klantengegevens, die we al zoveel mogelijk op voorhand voor jou hebben ingevuld. Je kiest vervolgens zorgvuldig de aangifteoptie die het best is afgestemd op je reële (digitale en papieren) gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken. Elke stap van de aangifte wordt in de marge helder uitgelegd, en je kan ook altijd zien in welke stap van het aangifteproces je je bevindt. Van zodra je jouw aangifte voor het referentiejaar hebt gevalideerd, kan je wel niet meer terug. De aangifte bij Reprobel is immers een bindende rechtshandeling. We crediteren in principe geen facturen die op basis van een gevalideerde aangifte zijn uitgereikt. Je kan je factuur meteen online betalen op het portaal, of nadien regelen via een bankoverschrijving.

Nee. De mails en brieven van Reprobel zijn wel degelijk authentiek. Ze worden altijd ondertekend door onze CEO (Jean-Paul Langhoor – Beitia) of onze Head Licensing, Legal & International (Kurt Van Damme). Ze bevatten ook voldoende elementen die toelaten om de betrouwbaarheid van onze communicatie te controleren. Omdat er een wettelijke aangifteplicht is voor de reprografie, lees je onze mails of brieven best aandachtig.

Er zijn meer dan 1 miljoen ondernemingen en overheidsinstellingen in België. Daarvan schrijft Reprobel ongeveer één vijfde aan als relevante onderneming/instelling, en dat op basis van hun sector en hun personeelsomvang. Ondernemingen in de laagste tariefcategorie (bv. retail en horeca) met minder dan 5 personeelsleden, schrijven we in principe niet aan zodat ze de facto vrijgesteld zijn van aangifteplicht. Ondernemingen en instellingen die gedekt zijn door een groepsovereenkomst of door een sectorovereenkomst met centrale betaling in verband met bizili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel), schrijven we ook niet aan. Het kan ook gebeuren dat een brief van Reprobel niet correct wordt besteld of dat onze mail in een spamfolder terechtkomt. Maar we schrijven in principe dus wel elke relevante onderneming en instelling aan over hun jaarlijkse aangifte bij Reprobel.

Reprobel kan je aangifte wettelijk controleren. Voor de reprografie kan het bv. gaan over het inwinnen van informatie bij je organisatie of bij de leverancier / leasemaatschappij van je kopieerapparaten of printers, of over een wettelijk geregelde expertise waarvan de kostprijs in bepaalde gevallen te jouwen laste kan vallen. Voor digitaal gebruik van beschermd werk (als je niet intekent op bizili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel), kan het bv. gaan over een gedetailleerde vragenlijst over de digitale reproductie/communicatie van dit soort werken in je organisatie, de wijze waarop je dit intern monitort en de licenties waarover je beschikt. Reprobel heeft ook beëdigde agenten die ter plaatse vaststellingen in jouw organisatie kunnen doen en een proces-verbaal kunnen opstellen tot bewijs van het tegendeel. Op laattijdige of duidelijk onjuiste aangiftes voor de reprografie, staan wettelijke sancties zoals een verhoogd paginatarief. Voor auteursrechtelijke inbreuken in de digitale wereld is de sanctie doorgaans een veelvoud van de normale licentievergoeding.

Omdat we jouw organisatie aanschrijven op basis van een wettelijke jaarlijkse aangifteverplichting voor de reprografie, kunnen we je in principe niet uitschrijven uit onze databestand. Als je geen enkel gebruik van externe auteursrechtelijk beschermde werken hebt (digitaal + papier), en als Reprobel dit aanvaardt, dan proberen we de communicatie met jouw organisatie wel zoveel mogelijk te beperken.

We schrijven ondernemingen en overheidsinstellingen aan in de taal van het Gewest of de Gemeenschap waar hun zetel is gevestigd (voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest standaard in het Frans). Je kan op het aangifteportaal echter de taal kiezen waarin je als organisatie door Reprobel wil aangeschreven worden (Nederlands, Frans of Duits). Jouw contactpersoon voor de portaalaangifte kan een eigen taal kiezen voor deze aangifte. De taal voor de portaalaangifte is dus niet noodzakelijk dezelfde als de taal waarin we je aanschrijven.

Reprobel biedt alleen auteursrechtelijke licenties aan professionele gebruikers aan, en dus niet aan consumenten. We halen jouw bedrijfs- of instellingsgegevens uit de databanken van de RSZ (entiteiten met personeel) of de Kruispuntbank van Ondernemingen (zelfstandigen zonder personeel). Om de kwaliteit van je gegevens te garanderen, consulteren we aanvullend soms ook databanken zoals Trends Top. Je kan jouw gegevens altijd controleren en indien nodig aanpassen in je klantenprofiel op het aangifteportaal. De wettelijke aangifteplicht voor de reprografie is de juridische basis voor de verwerking van je professionele gegevens. We delen jouw gegevens nooit met derde partijen, behalve als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Als we toch gegevens van identificeerbare ‘natuurlijke personen’ zouden verwerken als onderdeel van hun professionele gegevens (bv. een professioneel mailadres waarin je naam herkenbaar is), dan respecteren we de GDPR en de nationale regelgeving in dit verband. Je vindt ons privacybeleid hier.

bizili dekt (naast fotokopies en prints) de meest courante vormen van digitale reproductie en communicatie van auteursrechtelijk beschermde teksten en afbeeldingen in het erg ruime nationale en internationale repertoire van Reprobel. Het gaat concreet over digital-to-digital kopieën vanop het internet of vanuit een mailbox, digitale interne communicatie in je organisatie, digitale externe communicatie als ze 1-to-1 of 1-to-few is, digitale archivering, interne presentaties (fysiek of online), digitale citaten, en scans binnen de licentiegrenzen. Niet gedekt door bizili zijn de publicatie op een publieke website of op sociale media (al mag een gewone link naar het bronwerk wel), en 1-to-many externe verspreiding zoals nieuwsbrieven en promotionele communicatie. bizili biedt ook geen licentiedekking voor gebruik van beschermd werk waarvoor een aparte licentie wordt aangeboden (bv. voor wetenschappelijke of juridische databanken en fotodatabanken, voor het structurele gebruik van persartikels via License2Publish of Copiepresse, of voor het gebruik van bladmuziek via SEMU). Meer informatie over de ruime licentiedekking van bizili en een model van licentieovereenkomst met de licentievoorwaarden vind je op www.bizili.be.

Nee hoor. bizili regelt het gebruik van de teksten en afbeeldingen (in alle genres: vakliteratuur, wetenschappelijk, educatief, fictie en non-fictie, strips, foto’s, cartoons, illustraties, quotes, artistieke visuele werken, liedjesteksten, journalistiek, …) van de meer dan 60.000 Belgische auteurs en de meer dan 400 Belgische uitgeverijen die aangesloten zijn bij Reprobel. Maar daarbovenop omvat bizili ook een nagenoeg wereldwijd repertoire van buitenlandse bronwerken. Reprobel heeft hiervoor meer dan 40 representatie-akkoorden afgesloten met buitenlandse partnerorganisaties. De lijst met internationale akkoorden van Reprobel vind je hier.

Veel minder dan je denkt. Zelfstandigen zonder personeel betalen maximaal 52 EUR per jaar, ondernemingen met minder dan 5 personeelsleden in VTE maximaal 98 EUR.

Ondernemingen met 5 personeelsleden en meer in VTE betalen een administratieve basisvergoeding van 29 EUR, en daarnaast een vergoeding van 14, 20 of 29 EUR per relevante VTE (in principe hun bedienden) per jaar afhankelijk van hun tariefcategorie. Overheidsinstellingen betalen maximaal 17 EUR per relevante VTE (in principe hun ambtenaren en bedienden) per jaar. De vermelde bedragen gelden vanaf referentiejaar 2023 en zijn BTW exclusief aan het verlaagde BTW tarief voor auteursrechten van 6%. De tarieven van bizili vind je op www.bizili.be. Ben je lid van één van de vele sectorfederaties met een sectorakkoord met Reprobel, dan krijg je een aantrekkelijke korting op het bizili tarief. De lijst met sectorakkoorden vind je ook op de bizili themawebsite.

We hebben de tarieven voor bizili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel) vier referentiejaren lang bewust constant gehouden. Vanaf referentiejaar 2023 gelden nieuwe bizili tarieven, die op voorhand zijn gereviseerd door de FOD Economie (art. XI.272 Wetboek van Economisch Recht).

De bizili tarieven zijn gebaseerd op het officiële standaardrooster dat bij ministerieel besluit is vastgelegd voor de reprografie. Voor de omvangrijke aanvullende digitale dekking van bizili werd een objectieve toeslag op de bedragen van dit standaardrooster toegepast, in functie van de tariefcategorie.

De tariefzetting van bizili is gebaseerd op vier tariefcategorieën: drie voor de private sector en één voor de publieke sector. De indeling in tariefcategorieën is objectief bepaald op basis van gebruiksstudies, van de individuele licentieovereenkomsten die Reprobel afsluit en van sectorale afspraken. Een overzicht van deze tariefcategorieën vind je op www.bizili.be ( ‘hoeveel kost…’). Je leest daar ook wat een ‘relevante VTE’ is in de private sector (in principe je bedienden, al zijn gemotiveerde afwijkingen mogelijk) en in de publieke sector (in principe je bedienden en ambtenaren, al zijn gemotiveerde afwijkingen mogelijk).

bizili biedt een ruime licentiedekking voor de meest courante vormen van digitale reproductie / communicatie en voor papieren reproducties van de auteursrechtelijk beschermde teksten en afbeeldingen in het nationale en internationale repertoire van Reprobel. bizili biedt echter geen dekking voor gebruik van beschermd werk waarvoor een aparte licentie wordt aangeboden. Dit soort individuele licenties is echter vrij beperkt. Voor veel vormen van gebruik van beschermd werk wordt geen aparte licentie aangeboden, en biedt bizili een brede aanvullende dekking. Het bizili tarief houdt rekening met het aanvullende karakter van de licentiedekking.

Ben je een grotere onderneming of overheidsinstelling met meer dan 100 bedienden / ambtenaren op groepsniveau op het Belgische grondgebied? Dan kiest je best, net als nagenoeg alle grote Belgische bedrijven en instellingen, voor een bizili groepsovereenkomst. Deze groepsovereenkomst vervangt de individuele aangiftes van elke groepsentiteit op het portaal, vermindert aanzienlijk de administratieve lasten en kan op maat van jouw organisatie worden gemaakt (bv. centrale facturatie of aparte facturatie per onderneming in de groep). Als je hierin interesse hebt, dan kan je ons bereiken via het online contactformulier. Je vindt dit contactformulier in al onze communicatiekanalen. Als je lid bent van een sectorfederatie die centraal voor al haar leden bizili regelt en betaalt, dan schrijven we je ook niet individueel meer aan zolang het sectorakkoord geldt. De lijst met sectorakkoorden vindt je op www.bizili.be. De andere relevante ondernemingen en instellingen (van middelgroot tot zelfstandigen zonder personeel) schrijven we individueel aan voor hun jaarlijkse portaalaangifte bij Reprobel. Op het aangifteportaal kan je intekenen op bizili als één van de aangifteopties. Je kan op het portaal wel alleen een aangifte doen voor het ondernemingsnummer waarvoor we je aanschrijven. Wil je aangeven voor meerdere ondernemingen of instellingen met een apart ondernemingsnummer, dan kan je dit aanvragen via ons contactformulier.

Reprobel heeft al meer dan 50 sectorakkoorden in verband met bizili (de nieuwe naam van de gecombineerde licentie) afgesloten. De lijst met sectorakkoorden vind je op www.bizili.be. Als lid van een dergelijke sectorfederatie krijg je een aantrekkelijke korting op het tarief van bizili. Je krijgt van jouw federatie dan jaarlijks een promocode voor je individuele portaalaangifte bij Reprobel. Je geeft deze code in tijdens je aangifte, en de sectorkorting wordt automatisch verrekend op je factuur. Betaalt jouw sectororganisatie centraal voor al haar leden, dan schrijven we je niet meer individueel aan.

De wetgever heeft de apparatenvergoeding voor reprografie eind 2016 afgeschaft. Je betaalt sindsdien dus geen Reprobel apparatenvergoeding meer. Je zou deze vergoeding ook niet meer mogen zien op de aankoop- of leasefacturen voor kopieerapparaten en all-in-one printers die je vanaf 1 januari 2017 in gebruik hebt genomen. Je betaalt Reprobel dus geen twee keer

Als je kiest voor de beperktere reprografieaangifte voor alleen je papieren reproducties van beschermd werk, dan moet je deze vergoeding uiteraard niet betalen als je geen kopieerapparaat of printer hebt. Je kan hiervoor een ‘nulaangifte’ doen op het aangifteportaal. Opgelet: dat je geen kopieerapparaat of printer hebt, is niet relevant voor je digitale gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk. Je kan dit digitale gebruik makkelijk regelen via bizili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel. Reprobel kan je aangifte controleren, en er gelden sancties bij inbreuken op het auteursrecht in de digitale wereld.

Voor de papieren reproducties van beschermd werk die je in de externe kantooromgeving maakt of laat maken, betaalt deze dienstverlener normaal de reprografievergoeding aan Reprobel. Deze vergoeding moet je dus niet meer zelf regelen met Reprobel. De kantoor hub regelt echter niet je digitale gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk. Als je beschermde werken digitaal gebruikt (digitale citaten, reproductie, communicatie, presentatie, …), dan kan het aangewezen zijn om in te tekenen op bizili, de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel. Voor digitaal gebruik van beschermd werk ben je dus zelf verantwoordelijk.

Als je binnen je patrimonium- of managementvennootschap geen auteursrechtelijk beschermde werken gebruikt, dan moet je hiervoor uiteraard niet betalen. Dat geldt (bij gebruik van beschermd werk) wel voor je werkvennootschap. Via ons contactformulier kan je beide vennootschappen laten koppelen, zodat je vrijgesteld wordt van aangifte voor je patrimonium- of managementvennootschap. Je vindt dit contactformulier in al onze communicatiekanalen.

Nee. Omwille van je specifieke bedrijfsactiviteit kan je alleen papieren reproducties (fotokopies en prints) van beschermd werk regelen via Reprobel. Reprobel schrijft je daarvoor jaarlijks aan. Je betaalt hierop een paginavergoeding, al kunnen kleinere copyshops ook een forfait per reproductieapparaat betalen.

Als onderneming of overheidsinstelling (m.u.v. erkende onderwijsinstellingen en instellingen voor wetenschappelijk onderzoek die onder een aparte vergoedingsregeling vallen en hiervoor geen BTW betalen) betaal je 6% BTW op de licentievergoedingen van Reprobel, ongeacht de gekozen aangifteformule. De bizili licentievergoeding die je aan Reprobel betaalt, is fiscaal aftrekbaar als gewone beroepskost.