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izili oder Reprographie-Erklärung?

izili (Kombi: digital und Papier). In der heutigen digitalen Welt ist es sehr einfach, urheberrechtlich geschützte Texte und Bilder aus dem Internet in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Einrichtung zu verwenden. Einige Beispiele. Ausschneiden und Einfügen von urheberrechtlich geschützten Texten und Bildern. Speichern eines interessanten Artikels im Internet auf einem Smartphone, Tablet, Computer oder Server. Digitales Teilen dieses Artikels mit Kollegen oder mit einem Berater außerhalb des Unternehmens. Ein Teams- oder Zoom-Meeting, bei dem externe, geschützte Texte und Bilder gezeigt werden. Einbinden eines geschützten Fotos von Google oder Bing in eine PowerPoint-Präsentation. Ausdrucken eines interessanten Berichts für das Durchlesen unterwegs im Zug. Weitergabe von Karikaturen oder Zitaten in einem beruflichen Kontext.

Unternehmen und Behörden benötigen jedoch gesetzlich eine Lizenz für die digitale Vervielfältigung oder das Zitieren, die interne oder externe digitale Verbreitung, Präsentationen, Ausdrucke und Scans von urheberrechtlich geschützten Werken (Art. XI. 165 des belgischen Wirtschaftsgesetzes). Der Versuch, die Urheberrechte für alle Mitarbeiter individuell zu regeln, kann in der digitalen Welt jedoch zu einer echten Mammutaufgabe werden.

Es gibt Millionen geschützter Quellenwerke im Internet, und jeden Tag kommen weitere hinzu. Viele Online-Quellen – man denke an ein Foto auf Google oder Bing – nennen weder den Namen noch die Kontaktdaten des/der Rechtsinhaber(s). Übrigens kann der Rechtsinhaber auch ein Ausländer sein. Daher ist es oft unklar, ob, wo und wie man eine Einzellizenz erwerben kann. Es ist außerdem wichtig, dass Sie die Lizenzbedingungen konsultieren. Außerdem sollten die Lizenzbedingungen restriktiv ausgelegt werden: Was der Rechtsinhaber nicht ausdrücklich und spezifisch genehmigt, ist verboten. Wenn Sie Personal beschäftigen, wird die Sache noch schwieriger. Sie müssen dann sicherstellen, dass Sie für jede digitale Vervielfältigung, Verwendung, Kommunikation oder Präsentation externer urheberrechtlich geschützter Texte und Bilder zur gewerblichen Nutzung durch jeden Ihrer Mitarbeiter eine schlüssige Einzellizenz abgeschlossen haben. Für Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung ist es jedoch möglicherweise nicht einfach, die Verwendung extern geschützter Texte und Bilder für alle Ihre Mitarbeiter vollständig zu erfassen.

Aus diesem Grund haben sich bereits mehr als 80.000 belgische Unternehmen und Institutionen für izili entschieden. Izili ist der neue Name der kombinierten Lizenz von Reprobel. Izili regelt sowohl die gebräuchlichsten Formen der digitalen Vervielfältigung/Kommunikation als auch die Papiervervielfältigung geschützter Werke in einem praktischen Paket, sowohl für Belgien als auch für eine fast weltweite Auswahl an ausländischen Quellenwerken. Sie können sich izili als eine Art Omnium-Versicherung vorstellen, die eine sehr breite Lizenzabdeckung und Rechtssicherheit bietet und damit einen maximalen Schutz gegen Urheberrechtsverletzungen in der digitalen Welt gewährleistet.

Reprographie-Meldung (nur Papier). Auf dem Portal von Reprobel können Sie sich auch für eine eingeschränktere „Reprographie-Erklärung“ entscheiden (Artikel XI.235-239 und XI.318/1-6 des belgischen Wirtschaftsgesetzes und den beiden Königlichen Erlassen (KBs) vom 5. März 2017 über die Reprographie-Vergütung für Autoren und die entsprechende Verlagsvergütung). Für Fotokopien gibt es eine gesetzliche Ausnahme von der Regel, dass Sie für die Nutzung geschützter Werke eine Lizenz benötigen. Als Unternehmen oder Institution dürfen Sie daher Fotokopien dieser Art von Werken ohne die Erlaubnis des Rechtsinhabers anfertigen. Im Gegenzug besteht eine gesetzliche Melde- und Vergütungspflicht gegenüber Reprobel als zentrale Verwaltungsgesellschaft. Diese Sonderregelung für Fotokopien ist jedoch die einzige Ausnahme vom Urheberrecht für Unternehmen und staatliche Institutionen (die keine anerkannten Bildungseinrichtungen sind).

Mit einer Reprographie-Meldung zahlen Sie eine Seitenpauschale für Fotokopien geschützter Werke von 0,0554 EUR zzgl. Mehrwertsteuer (6 % MwSt). Als kleineres Unternehmen können Sie sich auch für eine „standardisierte Erklärung“ für Fotokopien zu einer jährlichen Festgebühr pro VZÄ entscheiden: 8, 12 oder 20 EUR zzgl. MwSt. pro Bezugsjahr, je nach Preiskategorie. (Die Preise pro relevantem VZÄ für izili beruhen übrigens auf diesem Ministerialerlass, mit einem begrenzten Aufschlag für die digitale Nutzung.) Für Ausdrucke geschützter Werke können Sie zusätzlich einen festen Seitentarif von 0,066 EUR zzgl. MwSt vereinbaren (mandatsgebundene Einziehung). Bei Pressespiegeln auf Papier wird immer eine zusätzliche Gebühr pro Seite erhoben. Wenn Sie geschützte Werke nicht auf Papier vervielfältigen, können Sie dafür eine „Null-Erklärung“ abgeben.

Bitte beachten Sie: Über eine Reprographie-Meldung erhalten Sie keine zusätzliche digitale Lizenzabdeckung über Reprobel.

Überlegen Sie sich Ihre Wahl sorgfältig. Auf dem neu gestalteten Meldeportal von Reprobel können Sie wählen zwischen izili und der eingeschränkten Reprographie-Meldung. Recherchieren Sie daher vorher gründlich, ob externe urheberrechtlich geschützte Texte und Bilder in Ihrer Organisation im Jahr, auf das sich die Meldung bezieht, tatsächlich verwendet werden, sowohl in digitaler als auch in gedruckter Form. Sie haben also die freie Wahl zwischen den beiden Optionen, aber diese Wahl ist sicherlich nicht unverbindlich.

Kontrollen und Sanktionen. Reprobel kann Ihre Erklärung nämlich überprüfen durch seine vereidigten Beauftragten, die Kontrollen vor Ort durchführen können, oder durch einen detaillierten Fragebogen über Ihre digitale Nutzung geschützter Werke und Ihre Lizenzen oder durch Einholung von Informationen beim Lieferanten oder Leasingunternehmen Ihrer Vervielfältigungsgeräte. Unrichtige oder unvollständige Angaben (Reprographie) oder nachgewiesene Urheberrechtsverletzungen (digitale Nutzung) können Strafen nach sich ziehen, die in der Regel ein Vielfaches der normalen Lizenzgebühr betragen. Das Urheberrecht ebenso wie das Marken- oder Patentrecht ist ein Recht des geistigen Eigentums und damit ein „Verbotsrecht“.

Sie tun also gut daran, die richtige Meldeoption zu wählen, insbesondere in der digitalen Welt. Schließlich wird die geschützte Arbeit in Unternehmen und Institutionen heute immer häufiger digital genutzt.